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Entradas con la etiqueta ‘cómo organizar un evento’

Claves a la hora de organizar un evento, congreso o convención

Mucha gente nos pregunta los puntos más importantes cuando va a organizar un congreso o convención, y ya que nosotros llevamos más de 10 años realizando todo tipo de eventos, creemos que podemos dar algunos consejos para tener en cuenta:

Lo primero que deberíais pensar es la ubicación del lugar de celebración: si está cerca de puntos relevantes en el congreso como puede ser el aeropuerto en eventos internacionales.

En caso de que la situación cerca del aeropuerto o lugar de llegada sea importante, hay que asegurarse de que existe transporte (si es gratuito mejor) al lugar de reunión. De este modo ahorraremos en costes de los asistentes y posibles problemas de localizar y llegar a las reuniones. Un punto importante aquí es ver a qué distancia se encuentra el centro de congresos del hotel donde alojamos a los asistentes, ya que esto incurrirá en la logística de recogida de los asistentes y la vuelta al hotel. Lo ideal sería que el hotel tuviera un centro de congresos con suficientes habitaciones para alojar a todos los asistentes y así además, olvidarnos del problema de transporte.

Auditorio para más de 2000 personas

Centro de Congresos Príncipe Felipe

Cuando empezamos a hablar del evento en sí, tenemos que hablar sin duda del servicio de catering: tiene que tener experiencia en congresos y convenciones con tan gran número de personas.

Catering Centro de Congresos

Servicio de catering – Centro de Congresos Príncipe Felipe

Los audiovisuales son una parte fundamental que pueden llevar un evento del fracaso al éxito de forma muy rápida. Del centro de congresos debería proveer de profesionales con experiencia en los espacios e instalaciones y que conocen a la perfección las capacidades y limitaciones acústicas y visuales de las salas de reunión para poder aconsejar los mejores productos. Esto requiere mayor importancia cuando los espacios aumentan su tamaño como en los auditorios.

Tanto los servicios de audiovisuales como los de catering necesitan ser flexibles ya que muchos de los congresos pueden tener cambios de última hora y la flexibilidad será un punto importante a la hora de que el evento salga como quiere el organizador.

Internet se ha convertido en un elemento fundamental en las reuniones y presentaciones, sin mencionar de la necesidad de los asistentes de “estar conectados”. Si nuestro centro de congresos nos facilita Wi-Fi nuestros asistentes trabajarán mejor y podrán comunicar mejor lo que va ocurriendo en el evento. El centro de convenciones también tendrá que dar la posibilidad de líneas específicas de internet que puedan necesitar, especialmente cuando hablamos de congresos o exposiciones.

Wi-Fi Gratis en Centro de Congresos

Si el centro de reuniones tiene un coordinador de eventos con el que podemos comunicarnos una vez empezado el evento por si surge (y surgirán) imprevistos o cambios de última hora. Esto marcará un punto de inflexión a la hora de que el evento salga según nuestras necesidades.

Elementos como el acceso de vehículos a la zona de descarga; un Business Centre donde se pueda acceder a internet e imprimir documentos si hiciera falta; o un parking con suficientes plazas y resguardado son también puntos a favor que facilitarán la consecución satisfactoria de nuestro evento.

Centro de Congresos Principe Felipe

Centro de Congresos Príncipe Felipe

Como valor añadido, si el centro de congresos tiene instalaciones en los que (tras el evento) los asistentes y organizadores puedan relajarse y descansar, éstos lo agradecerán. Elementos como piscina, gimnasio, sauna, bar o discoteca servirán para recargar las pilas tras una dura jornada de trabajo.

 Éstos son algunos puntos que según nuestra experiencia pensamos os serán de ayuda a la hora de organizar un congreso, convención o exposición. Esperamos que os sirvan y que vuestros eventos salgan lo mejor posible ;)

 

Y tú ¿qué aspectos tienes en cuenta a la hora de organizar tu evento?

Centro de Congresos Principe Felipe
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