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Organización de Eventos

Claves a la hora de organizar un evento, congreso o convención

Mucha gente nos pregunta los puntos más importantes cuando va a organizar un congreso o convención, y ya que nosotros llevamos más de 10 años realizando todo tipo de eventos, creemos que podemos dar algunos consejos para tener en cuenta:

Lo primero que deberíais pensar es la ubicación del lugar de celebración: si está cerca de puntos relevantes en el congreso como puede ser el aeropuerto en eventos internacionales.

En caso de que la situación cerca del aeropuerto o lugar de llegada sea importante, hay que asegurarse de que existe transporte (si es gratuito mejor) al lugar de reunión. De este modo ahorraremos en costes de los asistentes y posibles problemas de localizar y llegar a las reuniones. Un punto importante aquí es ver a qué distancia se encuentra el centro de congresos del hotel donde alojamos a los asistentes, ya que esto incurrirá en la logística de recogida de los asistentes y la vuelta al hotel. Lo ideal sería que el hotel tuviera un centro de congresos con suficientes habitaciones para alojar a todos los asistentes y así además, olvidarnos del problema de transporte.

Auditorio para más de 2000 personas

Centro de Congresos Príncipe Felipe

Cuando empezamos a hablar del evento en sí, tenemos que hablar sin duda del servicio de catering: tiene que tener experiencia en congresos y convenciones con tan gran número de personas.

Catering Centro de Congresos

Servicio de catering – Centro de Congresos Príncipe Felipe

Los audiovisuales son una parte fundamental que pueden llevar un evento del fracaso al éxito de forma muy rápida. Del centro de congresos debería proveer de profesionales con experiencia en los espacios e instalaciones y que conocen a la perfección las capacidades y limitaciones acústicas y visuales de las salas de reunión para poder aconsejar los mejores productos. Esto requiere mayor importancia cuando los espacios aumentan su tamaño como en los auditorios.

Tanto los servicios de audiovisuales como los de catering necesitan ser flexibles ya que muchos de los congresos pueden tener cambios de última hora y la flexibilidad será un punto importante a la hora de que el evento salga como quiere el organizador.

Internet se ha convertido en un elemento fundamental en las reuniones y presentaciones, sin mencionar de la necesidad de los asistentes de “estar conectados”. Si nuestro centro de congresos nos facilita Wi-Fi nuestros asistentes trabajarán mejor y podrán comunicar mejor lo que va ocurriendo en el evento. El centro de convenciones también tendrá que dar la posibilidad de líneas específicas de internet que puedan necesitar, especialmente cuando hablamos de congresos o exposiciones.

Wi-Fi Gratis en Centro de Congresos

Si el centro de reuniones tiene un coordinador de eventos con el que podemos comunicarnos una vez empezado el evento por si surge (y surgirán) imprevistos o cambios de última hora. Esto marcará un punto de inflexión a la hora de que el evento salga según nuestras necesidades.

Elementos como el acceso de vehículos a la zona de descarga; un Business Centre donde se pueda acceder a internet e imprimir documentos si hiciera falta; o un parking con suficientes plazas y resguardado son también puntos a favor que facilitarán la consecución satisfactoria de nuestro evento.

Centro de Congresos Principe Felipe

Centro de Congresos Príncipe Felipe

Como valor añadido, si el centro de congresos tiene instalaciones en los que (tras el evento) los asistentes y organizadores puedan relajarse y descansar, éstos lo agradecerán. Elementos como piscina, gimnasio, sauna, bar o discoteca servirán para recargar las pilas tras una dura jornada de trabajo.

 Éstos son algunos puntos que según nuestra experiencia pensamos os serán de ayuda a la hora de organizar un congreso, convención o exposición. Esperamos que os sirvan y que vuestros eventos salgan lo mejor posible ;)

 

Y tú ¿qué aspectos tienes en cuenta a la hora de organizar tu evento?

Los Premios Goya 2014 se celebrarán en el Centro de Congresos Príncipe Felipe

Premios Goya 2014 en Centro de Congresos Principe Felipe

¡Así es! ¡Ya es oficial la noticia! Nuestro Centro de Congresos Príncipe Felipe será la sede donde se celebrará la 28 Edición de los Premios Goya el 9 de febrero de 2014. Una gala cuyo presentador será Manel Fuentes, sustituyendo así a Eva Hache que presentó las dos ediciones anteriores.

Para nosotros es un gran honor que la Academia de Cine siga confiando en nosotros un año más tras celebrar los Premios Goya 2013.

La gala se realizará en nuestro auditorio, esperamos tener un montaje tan espectacular como la de la edición anterior. Si queréis ver las fotos del montaje de 2013 podéis hacerlo aquí.

Premios Goya 2014 en Centro de Congresos Principe Felipe

Manel Fuentes será el presentador de los Premios Goya 2014

Visita nuestro auditorio en persona

¿Os gustaría meteros dentro de nuestro auditorio y andar por el escenario como si estuviérais en él?

Aquí debajo podréis hacerlo haciendo clic con el ratón y arrastrando para girar la cámara o haciendo clic a las flechas para “caminar” por la sala.

Esto pertenece a nuestro último proyecto de Google Business Photos para el Centro de Congresos Príncipe Felipe, el cual resultó ser el más grande del mundo.

 

Evento del mes de septiembre en el Centro de Congresos Príncipe Felipe – Red Hat Madrid 2013

Del 29 de septiembre al 2 de octubre tuvimos el evento de Red Hat “Stronger Together” un evento internacional que realizó esta empresa para sus socios y colaboradores.

 

Red Hat 041 peq

A través de cuatro días se fueron sucediendo conferencias, reuniones, exposiciones, laboratorios e incluso exámenes sobre los diferentes productos Open Source Software.

Con un montaje en nuestro auditorio espectacular, así como las galerías y entrada al hotel, la convención contó con todas nuestras salas para eventos de la planta de abajo; las galerías se usaron no sólo para servicios de restauración sino para pequeñas reuniones.

Evento Red Hat 2013El número de salas de reuniones y nuestra capacidad de habitaciones fueron puntos fundamentales a la hora de elegir el lugar donde realizar el evento. Además el hecho de tener ubicado en el mismo edificio las habitaciones y el centro de congresos ahorró mucho no sólo a nivel de costes sino logísticamente.

La cercanía al aeropuerto Madrid-Barajas tuvo un factor muy positivo (que pocos hoteles para eventos pueden ofrecer) a la hora de organizar el evento en Madrid, ya que todos los asistentes pudieron usar nuestro transporte gratuito para venir del aeropuerto al hotel y volver.

 

Os dejamos las fotos del evento de Red Hat

Campeonato del Mundo de Subbuteo en Hotel Auditórium Madrid

El pasado fin de semana (7 y 8 de septiembre) tuvimos el placer de celebrar el Campeonato del Mundo de Subbuteo, en el que las mejores selecciones se congregaron para luchar por ser el mejor a nivel mundial de este juego (casi deporte para muchos).

Con muy buen ambiente y pocas (o ninguna) polémica, se fueron sucediendo los partidos hasta llegar a la final en la que Italia se proclamó Campeona del Mundo al ganar por dos goles a uno a una potente España, quitándole así el título de campeona mundial.

Campeonato Mundial Subbuteo 2013

Campeonato Mundial Subbuteo 2013

La organización y los jugadores demostraron durante tdo el fin de semana que se puede jugar al fútbol sin tener discusiones, ni polémicas ni recriminar al árbitro. Todos ellos demostraron tener una deportividad y un saber estar para quitarse el sombrero.

Desde Hotel Auditórium Madrid queremos felicitar a la asociación por la buena organización y por el genial campeonato que realizaron.

Os dejamos con un reportaje que hicieron durante el campeonato con vídeo incluido: Nostalgia del mundo en pequeñito

Subbuteo

Jugadores de Subbuteo

 

Hotel con salas de reunión en Madrid

Hay gente que todavía no sabe que en el Hotel Auditórium Madrid tenemos 59 salas de reunión para eventos; hay gente que todavía no percibe la idea de que el Centro de Congresos Príncipe Felipe está en el mismo edificio que el hotel; hay todavía algunas personas que pasan por el hotel sin darse cuenta de que tenemos un auditorio para congresos, reuniones y convenciones para más de 2.000 personas; hay gente todavía que pasa por aquí sin darse cuenta de que encima de las salas de reunión del centro de congresos, existen 869 habitaciones (con lo cual los asistentes de los eventos se alojan en el mismo edificio en el que se encuentra el centro de convenciones y se celebrará el evento).

Esperamos que poco a poco cada vez haya más gente que conozca todos estos puntos y eso les pueda ayudar a la hora de elegir un lugar en Madrid para organizar un congreso o convención.

Auditorio congresos convenciones

Auditorio para más de 2.000 personas

Hotel con salas de reunion Madrid

Salas Italia para organización de eventos

Hotel con salas reuniones Madrid

Hotel Auditórium Madrid

Habitacion Estandar - Hotel salas reunión

Habitación estándar – Hotel Auditórium Madrid

The World’s Largest Google Business Photos Project – Hotel Auditorium Madrid

THE HOTEL AUDITORIUM MADRID CREATES THE WORLD’S LARGEST GOOGLE PROJECT

 

– More than 12 hours working along more than 15,000 m2
– More than 4,300 pictures

 

Hotel Auditórium Madrid has managed to make the largest project worldwide of Google, the most important search engine.

The name of the platform is Google Business Photos, a virtual experience through an interactive hotel tour of the inside provided by 360º linked photographs. This allows the user to visit the facilities – including the Principe Felipe Convention Center – exactly as if they were in person within the hotel.


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Before booking a room or a meeting room the client can see them and have an idea of their size and possibilities.

In order to make this happen, all the departments were working together coordinated for more than 12 non-stop hours throughout more of the 15,000 m2 while the hotel was being photographed. More of 4,300 pictures have made possible the biggest project in the world of this new platform of Google.


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All this not only will help Hotel Auditorium’s Internet positioning, but it will also be used by the sales department as a tool to show the facilities as never before. A map has also been created inside the Convention Center’s website www.centrodecongresosprincipefelipe.com which will take the user to the specific point chosen. This will help the clients orientate themselves throughout their 59 meeting rooms and their 869 rooms.

Map HERE

Google Project HERE

El proyecto de Google Business Photos más grande del mundo – Hotel Auditorium Madrid

EL HOTEL AUDITÓRIUM MADRID REALIZA EL PROYECTO DE GOOGLE MÁS GRANDE DEL MUNDO

 

– Más de 12 horas de trabajo fotográfico en más de 15.000 m2
– Más de 4.300 fotografías

 

El Hotel Auditórium Madrid ha logrado el proyecto de mayor envergadura a nivel mundial, en una de las últimas novedades que ha lanzado Google, el buscador de internet de referencia global.

La plataforma recibe el nombre de Google Business Photos y consiste en una experiencia virtual a través de un tour interactivo del interior del hotel, con fotografías de 360º conectadas. Esto permite al usuario visitar todas las instalaciones así como su Centro de Congresos Príncipe Felipe, como si estuviera en persona dentro de ellos.


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Antes de reservar una habitación o una sala de reunión, el cliente puede verlas y hacerse una idea del tamaño y posibilidades de éstas.

Para el desarrollo de este proyecto fue necesaria la coordinación de cada uno de los departamentos del hotel, durante más de 12 horas ininterrumpidas, trabajando al unísono en los más de 15.000 m2 que se fotografiaron. Más de 4.300 fotografías han dado lugar al proyecto más grande a nivel mundial de esta nueva plataforma de Google.


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Este proyecto no sólo influirá en el posicionamiento del Hotel Auditórium en toda la red del buscador, sino que servirá como herramienta al departamento comercial para mostrar sus instalaciones de una forma nunca vista hasta ahora. En la página web del Centro de Congresos www.centrodecongresosprincipefelipe.com se ha creado un mapa, en el cual al hacer clic en él, dirige al usuario al punto elegido. Esto ayudará a los clientes a orientarse a lo largo de las 59 salas de reunión y 869 habitaciones de este gigante hotelero.

Mapa AQUÍ

Proyecto Google AQUÍ

Evento del mes de abril en el Centro de Congresos Príncipe Felipe – Infors@lud 2013

Los días 9-10 y 11 de abril tuvimos la suerte de participar con nuestro Centro de Congresos del XVI Congreso Nacional de Informática de la Salud.

Aquí podéis ver todas las fotos del evento.

Este evento constituyó un foro de participación común tanto para profesionales de informática, medicina, enfermería, farmacia, veterinaria, psicología y el resto de Ciencias de la Salud, así como para estudiantes de las carreras afines interesados en encaminar su futuro profesional en este campo.

Inforsalud 2013 Centro Congresos Principe Felipe

El evento se caracterizó por la zona de exposición para la cual usamos nuestros salones Italia, los más grandes de entre los 59 que tenemos (sin contar con el auditorio) que despanelados nos ofrecen hasta 1.400 m2 de superficie diáfana (sin columnas).

 

La Sociedad Española de Informática de la Salud (SEIS) es una sociedad científica sin ánimo de lucro, que integra a los profesionales que consideran las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones un medio para mejorar la salud de los ciudadanos. Su misión es la de promover la investigación, el desarrollo, la implantación y buen uso de las TIC en el ámbito de la salud.

 

INFORSALUD 2013, además de servir de marco de discusión al más alto nivel institucional, ofreció a todos los profesionales la posibilidad de presentación de sus trabajos y de discusión con otros expertos sobre los temas de su interés.

Inforsalud en Centro de Congresos Principe Felipe

Además de INFORSALUD, se celebraron al mismo tiempo INFORMED, INFORENF e INFORFARMA.

Ofertas para eventos en julio en el Centro de Congresos Príncipe Felipe

Este julio, si tienes pensado realizar un evento en Madrid y estás buscando algún hotel o centro de congresos con salas de reunión, y quizás necesites alojamiento también en el mismo lugar. Entonces te interesará echar un vistazo a estas ofertas que hemos lanzado:

- Sala de reunión + coffee break + almuerzo 40€/persona (+IVA)

- Alojamiento y desayuno + sala de reunión + coffee break + almuerzo 85€/persona (+IVA)

Para más información no dudes en contactar con nuestro equipo comercial en 91 400 44 66 o en comercial@centrodecongresosprincipefelipe.com

Oferta Julio Eventos en Hotel en Madrid

Centro de Congresos Principe Felipe
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